Como cadastrar documentos no contas a pagar (despesas)?

Fabio

Última atualização há um mês

No dia a dia financeiro da empresa, manter o controle das obrigações é fundamental para evitar atrasos, garantir uma boa relação com fornecedores e ter uma visão clara dos compromissos assumidos


No UNICUS ERP, o cadastro de documentos no contas a pagar é uma etapa essencial para isso — e vai muito além de apenas lançar valores a pagar.


Lançamento automático a partir do estoque

Quando a empresa realiza uma entrada de mercadorias no estoque, o sistema pode gerar automaticamente o documento no contas a pagar com base nas informações da nota fiscal. Isso garante que a compra registrada no estoque já crie, de forma integrada, o compromisso financeiro correspondente.


Com isso, você evita lançamentos duplicados e garante que o financeiro esteja sempre alinhado com o que foi comprado e recebido.


Cadastro manual de despesas

Para despesas que não vêm de uma compra de estoque — como aluguel, honorários contábeis, energia, serviços diversos — o lançamento é feito diretamente no módulo de contas a pagar, pelo cadastro de documentos.

Ao registrar o documento, o usuário informa:

  • Fornecedor

  • Número do documento

  • Valor

  • Vencimento

  • Categoria da despesa

  • Centro de custo (opcional)

Essas informações permitem um controle detalhado e alimentam relatórios importantes para a gestão financeira, como o DRE Gerencial e o Fluxo de Caixa.


Repetição de despesas recorrentes

O sistema também oferece um recurso para repetir automaticamente despesas recorrentes (como aluguel, mensalidades, contratos fixos). Ao cadastrar o documento, basta informar a periodicidade (mensal, bimestral, etc.) e o número de repetições.


O sistema gera automaticamente os lançamentos futuros, poupando tempo e reduzindo o risco de esquecer obrigações importantes.


Classificação por categoria e centro de custo

Durante o cadastro, é possível classificar cada documento por:

  • Categoria financeira (obrigatória): Exemplo – Despesa com energia, serviços de terceiros, materiais de limpeza.

  • Centro de custo (opcional): Exemplo – Filial SP, Departamento Comercial, Obras.

Essa classificação ajuda a empresa a entender para onde está indo o dinheiro e a tomar decisões com base em dados concretos.


Por que isso é importante?
  • Garante que todas as obrigações estejam lançadas no sistema

  • Evita esquecimentos e pagamentos em atraso

  • Integra o controle financeiro ao estoque e à operação da empresa

  • Facilita o planejamento do fluxo de caixa

  • Gera relatórios mais completos e confiáveis

  • Automatiza lançamentos recorrentes, economizando tempo

Exemplo prático:

Você recebeu uma nota fiscal de materiais de escritório no valor de R$ 800,00. Ao registrar essa entrada no estoque, o UNICUS ERP já gera automaticamente o documento no contas a pagar, com vencimento em 30 dias.


Já o aluguel mensal do escritório, que é uma despesa recorrente, é lançado manualmente no contas a pagar. Com o recurso de repetição, o sistema gera os próximos 12 meses de aluguel com apenas um clique.


Conclusão:

Manter o cadastro de documentos atualizado no contas a pagar é essencial para que a empresa saiba o que precisa pagar, quando e para quem. Com recursos como integração com o estoque, lançamentos recorrentes e classificações financeiras, o UNICUS ERP ajuda o financeiro a trabalhar com mais controle, previsibilidade e segurança.


Nesse vídeo demonstramos como é simples e fácil, você cadastrar documentos a pagar no sistema UNICUS ERP.

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