Como cadastrar documentos no contas a pagar (despesas)?
Fabio
Última atualização há um mês
No dia a dia financeiro da empresa, manter o controle das obrigações é fundamental para evitar atrasos, garantir uma boa relação com fornecedores e ter uma visão clara dos compromissos assumidos.
No UNICUS ERP, o cadastro de documentos no contas a pagar é uma etapa essencial para isso — e vai muito além de apenas lançar valores a pagar.
Quando a empresa realiza uma entrada de mercadorias no estoque, o sistema pode gerar automaticamente o documento no contas a pagar com base nas informações da nota fiscal. Isso garante que a compra registrada no estoque já crie, de forma integrada, o compromisso financeiro correspondente.
Com isso, você evita lançamentos duplicados e garante que o financeiro esteja sempre alinhado com o que foi comprado e recebido.
Para despesas que não vêm de uma compra de estoque — como aluguel, honorários contábeis, energia, serviços diversos — o lançamento é feito diretamente no módulo de contas a pagar, pelo cadastro de documentos.
Ao registrar o documento, o usuário informa:
Fornecedor
Número do documento
Valor
Vencimento
Categoria da despesa
Centro de custo (opcional)
Essas informações permitem um controle detalhado e alimentam relatórios importantes para a gestão financeira, como o DRE Gerencial e o Fluxo de Caixa.
O sistema também oferece um recurso para repetir automaticamente despesas recorrentes (como aluguel, mensalidades, contratos fixos). Ao cadastrar o documento, basta informar a periodicidade (mensal, bimestral, etc.) e o número de repetições.
O sistema gera automaticamente os lançamentos futuros, poupando tempo e reduzindo o risco de esquecer obrigações importantes.
Durante o cadastro, é possível classificar cada documento por:
Categoria financeira (obrigatória): Exemplo – Despesa com energia, serviços de terceiros, materiais de limpeza.
Centro de custo (opcional): Exemplo – Filial SP, Departamento Comercial, Obras.
Essa classificação ajuda a empresa a entender para onde está indo o dinheiro e a tomar decisões com base em dados concretos.
Garante que todas as obrigações estejam lançadas no sistema
Evita esquecimentos e pagamentos em atraso
Integra o controle financeiro ao estoque e à operação da empresa
Facilita o planejamento do fluxo de caixa
Gera relatórios mais completos e confiáveis
Automatiza lançamentos recorrentes, economizando tempo
Você recebeu uma nota fiscal de materiais de escritório no valor de R$ 800,00. Ao registrar essa entrada no estoque, o UNICUS ERP já gera automaticamente o documento no contas a pagar, com vencimento em 30 dias.
Já o aluguel mensal do escritório, que é uma despesa recorrente, é lançado manualmente no contas a pagar. Com o recurso de repetição, o sistema gera os próximos 12 meses de aluguel com apenas um clique.
Manter o cadastro de documentos atualizado no contas a pagar é essencial para que a empresa saiba o que precisa pagar, quando e para quem. Com recursos como integração com o estoque, lançamentos recorrentes e classificações financeiras, o UNICUS ERP ajuda o financeiro a trabalhar com mais controle, previsibilidade e segurança.
Nesse vídeo demonstramos como é simples e fácil, você cadastrar documentos a pagar no sistema UNICUS ERP.