Como funciona o arquivamento digital de documentos no UNICUS ERP e por que sua empresa deve utilizar?
Fabio
Última atualização há um ano
O arquivamento de documentos é uma prática essencial para o controle e a organização da rotina empresarial. Com o avanço da tecnologia e a busca por maior agilidade e segurança, o arquivamento em papel tem sido gradualmente substituído pelo arquivamento digital.
Pensando nisso, o UNICUS ERP oferece recursos de arquivamento digital integrados ao sistema, permitindo que documentos sejam anexados diretamente às rotinas operacionais, de forma segura, centralizada e acessível.
O que é o arquivamento digital no UNICUS ERP?
O arquivamento digital é uma funcionalidade que permite anexar documentos eletrônicos diretamente aos cadastros e lançamentos no sistema. Esses arquivos podem incluir notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento, orçamentos, boletos, laudos, entre outros.
Esses documentos ficam armazenados de forma segura e vinculados ao registro correspondente, podendo ser consultados a qualquer momento por usuários autorizados.
Por que utilizar o arquivamento digital?
Eficiência
Permite acessar rapidamente documentos importantes sem a necessidade de consulta física. O tempo gasto com buscas e validações é reduzido.Economia
Elimina custos com papel, impressão, pastas, armários, armazenamento físico e transporte de documentos.Acessibilidade
Os documentos ficam disponíveis para consulta dentro do sistema, podendo ser acessados de qualquer unidade da empresa por usuários com permissão.Segurança
Os arquivos ficam protegidos contra perdas, extravios e deterioração. Todas as ações ficam registradas no sistema, garantindo rastreabilidade.Sustentabilidade
Reduz drasticamente o uso de papel e recursos físicos, colaborando com práticas sustentáveis e modernas de gestão.Onde o arquivamento digital pode ser utilizado no sistema
Documentos do contas a pagar (boletos, contratos, propostas, notas fiscais)
Documentos do contas a receber (comprovantes, contratos, pedidos)
Notas fiscais de entrada e saída (arquivos XML, PDFs, comprovantes de recebimento)
Ordens de compra ou venda (cotações, imagens, documentos comerciais)
Cadastro de clientes e fornecedores (fichas cadastrais, documentos societários, certidões)
Documentos fiscais e operacionais diversos
Exemplo prático
Imagine que a empresa contratou um serviço e recebeu uma nota fiscal por e-mail. Ao cadastrar o documento no contas a pagar, o usuário pode anexar a nota fiscal em PDF e o contrato assinado diretamente no sistema. Esses documentos ficam acessíveis para conferência na aprovação do pagamento, em auditorias internas ou em consultas futuras.
Dessa forma, o setor financeiro não precisa manter arquivos físicos, nem depender de cópias avulsas ou pastas compartilhadas. A validação é feita no próprio sistema com segurança e rastreabilidade.
Como anexar um documento no UNICUS ERP
Acesse a rotina desejada (por exemplo, contas a pagar ou cadastro de clientes).
Localize ou crie o registro.
Clique na opção de anexos ou arquivos.
Selecione o(s) arquivo(s) do seu computador.
Salve o anexo, que ficará vinculado ao registro.
Os arquivos ficam guardados de forma segura e centralizada, podendo ser acessados e auditados conforme necessidade da empresa.
Conclusão
O arquivamento digital no UNICUS ERP representa um avanço na forma como a empresa organiza e protege suas informações. Além de tornar o processo mais ágil e seguro, elimina a necessidade de arquivos físicos e fortalece o controle interno, contribuindo para uma gestão moderna, eficiente e alinhada às exigências do mercado.
Ao utilizar esse recurso, a empresa ganha em produtividade, reduz custos e se prepara melhor para auditorias, fiscalizações e tomadas de decisão com base em documentos organizados e sempre disponíveis.
Nesse vídeo demonstramos como é simples e fácil, você fazer o arquivamento digital de documentos no sistema UNICUS ERP.