Passo a passo para começar a usar o módulo de Contas a Receber no UNICUS ERP

1. Cadastre os Clientes

O primeiro passo é cadastrar corretamente os clientes no sistema, pois todo documento financeiro precisa estar vinculado a um cliente ativo.

No cadastro, informe:

• Dados cadastrais (nome, CPF/CNPJ, endereço, contato)

• Informações comerciais (grupo econômico, filial, vendedor)

• Dados financeiros (limite de crédito, prazo máximo para vencimento, local padrão de cobrança)
  
  

Um bom cadastro é essencial para garantir o correto lançamento dos documentos, controle de crédito e emissão de boletos.

2. Cadastre os Locais de Cobrança

O Local de Cobrança define quem será o responsável por cobrar o documento.

Exemplos:

• Banco Itaú – Boletos

• Carteira Interna

• Cobrador Externo

• Cartório
  
  

Essa informação é usada nas rotinas de faturamento, remessa, cobrança e acerto de cobrança.

3. Cadastre os Tipos de Documento a Receber

Permite classificar os documentos financeiros de forma padronizada, facilitando a organização e os relatórios.

Exemplos:

• Nota fiscal

• Duplicata

• Boleto

• Cheque de cliente

• Adiantamento de cliente

• Recibo
  
  

Cada tipo pode ser usado para fins contábeis, operacionais e gerenciais.

4. Cadastre os Documentos a Receber

Documentos podem ser lançados de três formas:

• Automática: através de vendas a prazo no sistema

• Manual: lançamento de recibos ou documentos avulsos

• Adiantamento: valores antecipados pelo cliente, gerando crédito a ser usado futuramente
  
  

Na inclusão, informe:

• Cliente

• Valor

• Vencimento

• Tipo de documento

• Local de cobrança

• Categoria financeira e centro de custo (opcional)

5. Defina os Limites de Crédito e Prazo por Cliente

Na rotina de Análise de Crédito, configure:

• Limite de crédito: valor máximo permitido em compras a prazo

• Validade do crédito: data limite para revalidar o limite de crédito do cliente
  
  

O sistema bloqueia automaticamente vendas que excedam o limite ou prazo definido.

• Realiza análise automática do perfil do cliente

• Sugere limite e prazo com base em comportamento de pagamento

• Automatiza cobrança, negativação e acordos

• Reduz inadimplência com maior agilidade na decisão de crédito

6. Configure os Canais e Motivos de Ocorrência de Cobrança

Para registrar os históricos de cobrança de forma padronizada, cadastre:

• Motivos de ocorrência: Ex: Promessa de pagamento, Cobrança em atraso, Enviado ao cartório
  

• Canais de contato: Ex: WhatsApp, Telefone, E-mail, Visita presencial
  
  

Essas classificações alimentam relatórios e apoiam a organização do setor de cobrança.

7. Utilize a Rotina de Análise de Cobrança

Permite controlar os documentos vencidos e a vencer com recursos como:

• Filtros por vencimento, cliente e responsável
  

• Registro de históricos e agendamentos
  

• Visualização centralizada dos documentos por cobrador ou carteira

8. Fature os Documentos e Gere Boletos (se aplicável)

Para documentos vinculados a locais de cobrança com boleto:

• Acesse a rotina de Faturamento

• Selecione os documentos desejados

• Clique em Confirmar para gerar o boleto
  

• Em seguida, gere o arquivo de remessa CNAB para enviar ao banco

9. Realize a Baixa de Documentos

• Selecione o cliente e os documentos a serem baixados

• Escolha a forma de recebimento (dinheiro, cheque, PIX, cartão, depósito, transferência, adiantamento)
  
  

Para PIX, depósito, transferência ou crédito em conta, a baixa só será permitida com conciliação bancária, garantindo que o valor entrou realmente na conta da empresa.

• Importe o arquivo de retorno bancário

• O sistema localiza os pagamentos e realiza a baixa automaticamente

10. Utilize a Régua de Cobrança por SMS (opcional)

Configure disparos automáticos de mensagens antes e após o vencimento, com:

• Modelos personalizados

• Redução da inadimplência

• Liberação da equipe para focar em cobranças críticas

11. Realize o Acerto de Cobrança com Entregadores ou Cobradores

Se a empresa usa pronta entrega ou cobrança externa:

• Vincule os documentos a um cobrador ou entregador

• Use a rotina de Acerto de Cobrança para registrar:
  

• Recebimentos realizados

• Motivos para não recebimento

• Formas de pagamento utilizadas

12. Transfira Documentos (se necessário)

A rotina de Transferência de Documentos a Receber permite mover documentos:

• De um cliente para outro

• Entre filiais do mesmo grupo
  
  

Só é possível transferir documentos em aberto e sem cheques devolvidos vinculados.

13. Faça a Validação de Documentos (recomendado)

A rotina de validação permite confirmar que os documentos lançados possuem respaldo, como:

• Contrato assinado

• Comprovante de entrega

• Nota fiscal vinculada
  
  

A recomendação é validar diariamente os documentos lançados no dia anterior.

14. Acompanhe a Situação de Crédito e Bloqueie Clientes quando necessário

O sistema permite:

• Bloqueio automático, com base em atraso, limite excedido ou inadimplência

• Bloqueio manual, em casos como recuperação judicial ou restrição externa

• Histórico de alterações, com registro de quem bloqueou/desbloqueou, quando e por qual motivo

Resumo dos benefícios ao seguir este fluxo

• Controle total e seguro sobre os recebimentos

• Prevenção de inadimplência com base em política de crédito clara

• Organização da cobrança e rastreabilidade por canal e tipo de contato

• Automatização de faturamento, cobrança e baixa de documentos

• Segurança com validação e conciliação bancária

• Suporte completo a empresas com equipe de campo ou múltiplas filiais

• Flexibilidade para empresas que operam com ou sem integração ao MeuCrediário