Como e por que usar o Controle de Locação de Bens Móveis no UNICUS ERP?
Fabio
Última atualização há 7 meses
O controle de locação de bens móveis é essencial para empresas que trabalham com containers, equipamentos, veículos e outros ativos que geram receita recorrente por meio de contratos de locação.
Com o módulo de locação do UNICUS ERP, todo o processo é automatizado, desde o cadastro do bem até o encerramento do contrato, garantindo rastreabilidade, segurança e eficiência operacional.
O módulo de locação está totalmente integrado aos módulos de Estoque, Vendas, Logística e Manutenção, proporcionando uma visão única e consolidada das operações.
Essa integração garante que qualquer movimentação relacionada a bens locados, tais como, faturamento, entrega ou devolução, reflita automaticamente nos setores correspondentes.
Para utilizar o módulo, é necessário ativar o parâmetro de locação no sistema, tornando o menu e as funcionalidades acessíveis aos usuários autorizados.
Etapas do processo de locação
1. Cadastro e controle de bens
Os bens disponíveis para locação são cadastrados no módulo de estoque, onde são identificados por número de série e número de patrimônio.
Após o registro da entrada dos bens, eles ficam automaticamente disponíveis para locação, com controle de disponibilidade, status (disponível, locado, manutenção) e histórico de movimentações.
Importância:
Essa etapa é fundamental para garantir que apenas bens devidamente cadastrados e rastreáveis sejam disponibilizados para locação, evitando perdas e inconsistências contábeis.2. Proposta comercial (orçamento)
O setor comercial pode criar uma proposta de locação informando os bens que estão sendo negociados com o cliente.
A proposta contém os valores, prazos e condições preliminares da negociação, mas ainda não gera impactos financeiros ou de estoque, pois representa apenas uma intenção de locação.
Importância:
A proposta permite formalizar a negociação e agilizar o processo de aprovação, evitando retrabalho e garantindo que todas as informações comerciais estejam registradas antes da contratação.3. Pedido de venda e definição dos bens
Quando a proposta é convertida em pedido de venda, o sistema transfere automaticamente as informações comerciais e encaminha o pedido para o setor de logística, que será responsável por vincular o bem (número de série específico) ao pedido.
Essa vinculação identifica exatamente qual item físico está sendo locado para o cliente.
Importância:
Evita que o mesmo bem seja locado simultaneamente para diferentes clientes, garantindo controle real sobre a disponibilidade e a rastreabilidade dos ativos.4. Geração do contrato de locação
Com o bem vinculado ao pedido, o setor comercial gera o contrato de locação, especificando todas as condições acordadas com o cliente — valores, periodicidade de faturamento, responsabilidades, prazos e cláusulas contratuais.
Após a assinatura do contrato, o mesmo fica ativo e disponível para faturamento e entrega.
Importância:
O contrato é o vínculo formal entre as partes e serve de base para a emissão de faturas, boletos e notas fiscais, além de garantir respaldo jurídico e operacional à empresa.5. Faturamento e controle financeiro
Quando o contrato é faturado, o sistema gera automaticamente os lançamentos financeiros com base nas condições de pagamento e periodicidade definidas (mensal, quinzenal, etc.).
É possível gerar faturas e boletos bancários diretamente pelo sistema, integrando o processo ao módulo de Contas a Receber.
Importância:
Essa etapa assegura o controle financeiro e o fluxo de caixa, evitando falhas no faturamento e atrasos na cobrança dos valores contratados.6. Logística e entrega dos bens
O setor de logística é responsável por gerar o controle de entrega e encaminhar os bens ao cliente.
Durante a entrega, podem ser registradas informações como data, motorista, veículo, local de entrega e comprovante de recebimento.
Importância:
Garante o rastreamento dos bens e a confirmação de que a entrega foi realizada corretamente, evitando divergências entre o contrato e o que foi efetivamente entregue.7. Vigência, faturamento recorrente e encerramento
O contrato permanece ativo durante todo o período de vigência informado.
Mesmo após o vencimento, o sistema continua gerando faturamentos automáticos até que seja realizado o encerramento do contrato.
A devolução dos bens pode ocorrer antes ou depois do encerramento, conforme a realidade operacional de cada empresa.
Importância:
Evita perdas de receita por contratos vencidos e não encerrados formalmente, mantendo a base de clientes e bens sempre atualizada e sob controle.Benefícios do controle de locação no UNICUS ERP
Rastreabilidade total dos bens locados por número de série e patrimônio.
Controle financeiro automatizado, com geração de faturas e boletos.
Integração entre setores, evitando retrabalhos e inconsistências.
Segurança jurídica, com contratos e histórico completo das negociações.
Visão gerencial, com relatórios de bens disponíveis, locados, em manutenção ou devolvidos.
Controle inteligente de vigência, evitando faturamentos indevidos ou atrasos na cobrança.
Conclusão
O controle de locação no UNICUS ERP garante que cada etapa do processo, do cadastro ao encerramento do contrato, seja executada com segurança, rastreabilidade e eficiência.
Ao integrar setores como estoque, vendas, logística, financeiro e manutenção, o sistema transforma o processo de locação em uma operação organizada e altamente produtiva, proporcionando maior lucratividade e confiança na gestão de bens móveis.